Rapportsystemet for virveldyr (utenom fugler og fisk) omfatter pattedyr, amfibier og reptiler og er utviklet av Artsdatabanken (Norge) i samarbeid med Norsk Zoologisk Forening. Rapportsystemet er en tilpasning av modulen Rapportsystemet för dägg-, grod- och kräldjur i www.artportalen.se som er utviklet og driftes av Artdatabanken (Sverige) . Den norske Artsdatabanken eier rapportsystemet (applikasjonen og databasen) herunder teknisk drift, rapportørene eier sine egne data. NZF anvender dataene til rapportformål og publikasjoner. Formålet er å gjøre registreringsløsningen tilgjengelig for folk flest og derigjennom øke rapporteringen av funn av disse organismegruppene i Norge, samt å framstille funn i en større sammenheng. Rapporteringen øker ved at observasjonen kan "nettpubliseres" når den har en nyhetsverdi. Kvaliteten øker ved at observasjonene er tilgjengelige for kommentarer og korrigeringer fra andre før en avsluttende publisering i tidskrifter og lignende.
Rapportøren bestemmer selv hva som skal rapporteres og eier selv sine observasjoner etterpå. Det er bare rapportøren som kan fjerne sine observasjoner. Et rapportert funn av en art er å regne som en rapport til Norsk Zoologisk Forening. Funn av sjeldne arter og arter som er vanskelig å artsbestemme i felt må gjerne dokumenteres nærmere for å bli kvalitetssikret. Funn kan godkjennes eller underkjennes av sakkyndige i foreningen, avhengig av om dokumentasjonen er tilstrekkelig eller ikke. Et underkjent funn kommer ikke til å slettes i systemet, men vil heller ikke være automatisk synlig for andre enn rapportøren. Et godkjent funn kan bli publisert i foreningenes tidsskrifter. Om NZF publiserer funnet så inngår det i offisiell statistikk/lister og da kan ikke rapportøren lenger endre eller fjerne funnet. Om funnet skal tas bort så må rapportøren kontakte NZF som da kan endre statusen og foreningen får dermed samtidig mulighet til å dementere og korrigere statistikken og listene.
Siden en observasjon skal kunne kvalitetssikres og gjenbrukes i andre sammenhenger, er det viktig at observasjonene er så detaljerte og godt dokumenterte som mulig, gjerne med bilde eller ved å sende inn belegg. Observasjonene i rapportsystemet skal være primærdata. Det vil si enkeltobservasjoner av en eller flere individer som observeres ved et tilfelle på en lokalitet. Det går an å registrere flere arter på samme lokalitet.
Rapportsystemet for virveldyr blir det rapportørene gjør det til. Databasen vil derfor alltid være heterogen, noe som gjør at man aldri kan forvente at alle observasjoner skal finnes i databasen. Observasjonene må alltid tolkes, og kommer aldri til å kunne gi et helt riktig svar.
Artsdatabanken står for den automatiske skjermingen av sensitive arter. Artsdatabanken som offentlig institusjon må følge regelverket i offentlighetsloven. Dette innebærer at Artsdatabanken, som systemeier, må videreformidle data fra Artsobservasjoner til andre brukergrupper i samfunnet. Det vil være aktuelt å formidle data fra Artsobservasjoner bl.a. gjennom Artskart og GBIF-portalen. For sensitive arter følger Artsdatabanken retningslinjene for håndtering av sensitive data som Direktoratet for naturforvaltning (DN) har laget. For artsgruppene i rapportsystemet for vekster vil universitetsmuseenes liste over sensitive arter benyttes.
Når DN har etablert en sikker, passordbeskyttet tjeneste for formidling av sensitiv artsinformasjon til forvaltningen, vil Artsdatabanken gjøre de sensitive dataene fra Artsobservasjoner tilgjengelig gjennom denne kanalen. I rapporteringssystemet er det to avkryssingsmuligheter for skjerming av et artsfunn, enten ved at funnstedet skjules helt (for andre enn rapportøren og ansvarlige i NBF/NSNF) eller at funnstedet generaliseres til 5x5 km. Artsdatabanken gjør oppmerksom på at det ikke er tilstrekkelig hjemmel til å skjerme slike artsfunn for arter som ikke automatisk skjermes med hjemmel i offentlighetslovens § 6 (jfr. DNs retningslinjer). Dette innebærer at Artsdatabanken, på konkret forespørsel, er nødt til å dele disse dataene. Det oppfordres derfor til å bruke disse avkryssingsmulighetene i så liten grad som mulig.