Rapportsystemet for vekster er utviklet av Artsdatabanken (Norge) i samarbeid med Norsk Botanisk Forening (NBF) og Norges Sopp og Nyttevekstforbund (NSNF). Rapportsystemet er en tilpasning av modulen Rapportsystemet för växter och svampar i www.artportalen.se som er utviklet og driftes av Artdatabanken (Sverige). Den norske Artsdatabanken eier rapportsystemet (applikasjonen og databasen) herunder teknisk drift, rapportørene eier sine egne data men godtar bruken av dataene slik det beskrives under. NBF og NSNF anvender dataene til rapportformål og publikasjoner. Formålet er å gjøre registreringsløsningen tilgjengelig for folk flest og derigjennom øke rapporteringen av funn av disse organismegruppene i Norge, samt å framstille funn i en større sammenheng. Rapporteringen øker ved at observasjonen kan "nettpubliseres" når den har en nyhetsverdi. Kvaliteten øker ved at observasjonene er tilgjengelige for kommentarer og korrigeringer fra andre før en avsluttende publisering i tidskrifter og lignende.
Rapportøren bestemmer selv hva som skal rapporteres og eier selv sine observasjoner etterpå. Det er bare rapportøren som kan fjerne sine observasjoner. Et rapportert funn av en art er å regne som en rapport til Norsk Botanisk Forening (karplanter og moser) eller Norges Sopp og Nyttevekstforbund (sopp og lav). Funn av sjeldne arter og arter som er vanskelig å artsbestemme bør dokumenteres nærmere for å kunne bli kvalitetssikret. Dette gjøres enten ved opplasting av et fotografi sammen med rapporteringen eller ved innsending av et belegg til et universitetsmuseum. Funn med tilstrekkelig dokumentasjon kan godkjennes eller underkjennes av sakkyndige i disse foreningene. Et underkjent funn kommer ikke til å slettes i systemet, men vil heller ikke være automatisk synlig for andre enn rapportøren. Et godkjent funn kan bli publisert i foreningenes tidsskrifter eller andre publikasjoner godkjente av foreningene. Om NBF eller NSNF publiserer funnet eller godkjenner for publikasjon så inngår det i offisiell statistikk/lister og da kan ikke rapportøren lenger endre eller fjerne funnet. Om funnet skal tas bort så må rapportøren kontakte NBF eller NSNF som da kan endre statusen og foreningen får dermed samtidig mulighet til å dementere og korrigere statistikken og listene.
Siden en observasjon skal kunne kvalitetssikres og gjenbrukes i andre sammenhenger, for eksempel det nasjonale Artskart og den internasjonale GBIF-portalen er det viktig at observasjonene er så detaljerte og godt dokumenterte som mulig, gjerne med bilde eller ved å sende inn belegg. I tilfeller der rapportøren vil sende inn et belegg (herbarieark med karplanter, konvolutt med moser, lav eller sopp) til et av universitetsmuseene, er det viktig at etikettinformasjonen som kan skrives ut i Artsobservasjoner, følger med belegget slik at det opprettes en kobling mellom observasjon og belegg. Se i manualen hvordan dette gjøres. Når belegget mottas av universitetsmuseene vil de hente etikettdataene fra Artsobservasjoner for import inn i deres samlingsdatabaser. Deretter vil observasjonen i Artsobservasjoner bli skjermet for innsyn av andre enn rapportøren. Rapportøren får anledning til å endre artsnavnet hvis nødvendig. Observasjonen blir istedenfor synlig i Artskart og GBIF-portalen med samlingsdatabasen som datakilde og rapportøren som finner. Dette sikrer at eventuelle ombestemmelser av belegget blir oppdatert og tilgjengelig i begge systemene, at den opprinnelige artsbestemmelsen ikke blir synlig for andre enn observatøren, og at observasjonen kun er representert med én post i Artskart og GBIF-portalen. Observatøren får samme kredit for funnet, men må akseptere at universitetsmuseene forbeholder seg eierskap til etikettdataene til objektene i sine samlinger.
Rapportsystemet for vekster blir det rapportørene gjør det til. Databasen vil derfor alltid være heterogen, noe som gjør at man aldri kan forvente at alle observasjoner skal finnes i databasen. Observasjonene må alltid tolkes, og kommer aldri til å kunne gi et helt riktig bilde av en arts forekomst i Norge.
Artsdatabanken står for den automatiske skjermingen av sensitive arter. Artsdatabanken som offentlig institusjon må følge regelverket i offentlighetsloven. Dette innebærer at Artsdatabanken, som systemeier, må videreformidle data fra Artsobservasjoner til andre brukergrupper i samfunnet bl.a. gjennom Artskart og GBIF-portalen. For sensitive arter følger Artsdatabanken retningslinjene for håndtering av sensitive data som Direktoratet for naturforvaltning (DN) har laget. For artsgruppene i rapportsystemet for vekster vil universitetsmuseenes liste over sensitive arter benyttes. Når DN har etablert en sikker, passordbeskyttet tjeneste for formidling av sensitiv artsinformasjon til forvaltningen, vil Artsdatabanken gjøre de sensitive dataene fra Artsobservasjoner tilgjengelig gjennom denne kanalen. I rapporteringssystemet er det to avkryssingsmuligheter for skjerming av et artsfunn som ikke er dokumentert med belegg sendt til et universitetsmuseum, enten ved at funnstedet skjules helt (for andre enn rapportøren og ansvarlige i NBF/NSNF) eller at funnstedet generaliseres til 5x5 km. For artsfunn dokumentert med belegg, vil museet som har overtatt belegget avgjøre i hvilken grad funnstedet skal skjules for innsyn. Artsdatabanken gjør oppmerksom på at det ikke er tilstrekkelig hjemmel til å skjerme artsfunn for arter som ikke automatisk skjermes med hjemmel i offentlighetslovens § 6 (jfr. DNs retningslinjer). Dette innebærer at Artsdatabanken og universitetsmuseene, på konkret forespørsel, er nødt til å dele disse dataene. Det oppfordres derfor til å bruke disse avkryssingsmulighetene i så liten grad som mulig.