Rapportsystemet for fugler er utviklet av Artsdatabanken (Norge) i samarbeid med Norsk Ornitologisk Forening (NOF) og er en tilpasning av fuglemodulen i www.artportalen.se som er utviklet og driftes av Artdatabanken (Sverige) . Den norske Artsdatabanken eier rapportsystemet (applikasjonen og databasen) herunder teknisk drift, rapportørene eier sine egne data og NOF anvender dataene til rapportformål. Formålet er å gjøre registreringsløsningen tilgjengelig for folk flest og derigjennom øke rapporteringen av fugleobservasjoner i Norge, øke kvaliteten på dataene, samt å framstille funn i en større sammenheng. Rapporteringen øker ved at observasjonen kan "publiseres" når den har en nyhetsverdi. Kvaliteten øker ved at observasjonene er tilgjengelige for allmennheten langt tidligere enn den avsluttende publiseringen.

Et rapportert funn av en fugl er å regne som en rapport til Norsk Ornitologisk Forening. Funn av uvanlige og sjeldne arter vil bli kvalitetssikret. Funn med tilstrekkelig dokumentasjon vil bli godkjent og deretter publisert i foreningens tidsskrifter. Rapportsystemet for fugler blir det rapportørene gjør det til. En observasjon skal kunne kvalitetssikres og gjenbrukes i andre sammenhenger, derfor er det viktig at observasjonene er så detaljerte som mulig.

Observasjonene i rapportsystemet skal være primærdata. Det vil si enkeltobservasjoner av en eller flere individer som observeres ved et tilfelle på en lokalitet. Et unntak er dagssummer av trekkende fugler ved en lokalitet. Et annet unntak er historiske data der mer nøyaktig informasjon mangler. En lokalitet bør ikke være for stor. En tommelfingerregel kan være at en kommune definitivt er for stor for å være en lokalitet. Eksempel på observasjoner som har begrenset verdi er for eksempel 30 musvåk på en dag i Østfold, eller 10 hukrende perleugler i Lierne, Nord-Trøndelag. Dessuten skal det ikke rapporteres aggregerte data som for eksempel 3,5 syngende sivsangere/km2.

Rapportøren bestemmer selv hva som skal rapporteres. Databasen vil derfor alltid være heterogen, noe som gjør at man aldri kan forvente at alle observasjoner skal finnes i databasen. Observasjonene må alltid tolkes, og kommer aldri til å kunne gi et helt riktig svar.

Rapportøren eier selv sine observasjoner. Det er bare rapportøren som kan fjerne sine observasjoner. Om LRSK eller NSKF publiserer funnet så inngår det i en offisiell statistikk og da kan ikke rapportøren lenger endre eller fjerne funnet. Om funnet skal tas bort så må rapportøren kontakte LRSK eller NSKF som da kan endre statusen og får samtidig mulighet til å dementere og korrigere statistikken.

En rapportert observasjon er også en rapport til Norsk Ornitologisk Forening som står for kvalitetssikring og administrasjon av observasjonene gjennom de lokale (LRSK) og nasjonale (NSKF) rapportkomiteene. En observasjon kan bli underkjent av LRSK eller NSKF. Den kommer ikke til å slettes, men heller ikke være automatisk synlig.

Artsdatabanken står for den automatiske skjermingen av sensitive arter. Artsdatabanken som offentlig institusjon må følge regelverket i offentlighetsloven . Dette innebærer at Artsdatabanken, som systemeier, må videreformidle data fra Artsobservasjoner til andre brukergrupper i samfunnet. Det vil være aktuelt å formidle data fra Artsobservasjoner bl.a. gjennom Artskart og GBIF-portalen. For sensitive arter følger Artsdatabanken retningslinjene for håndtering av sensitive data som Direktoratet for naturforvaltning (DN) har laget. Når DN har etablert en sikker, passordbeskyttet tjeneste for formidling av sensitiv artsinformasjon til forvaltningen, vil Artsdatabanken gjøre de sensitive dataene fra Artsobservasjoner tilgjengelig gjennom denne kanalen. I rapporteringssystemet for fugler er det to avkryssingsmuligheter for skjerming av et artsfunn, enten ved at funnstedet skjules helt (for andre enn rapportøren og LRSK/NSKF) eller at funnstedet generaliseres til 5x5 km. Artsdatabanken gjør oppmerksom på at det ikke er tilstrekkelig hjemmel til å skjerme slike artsfunn for arter som ikke automatisk skjermes med hjemmel i offentlighetslovens § 6 (jfr. DNs retningslinjer). Dette innebærer at Artsdatabanken, på konkret forespørsel, er nødt til å dele disse dataene. Det oppfordres derfor til å bruke disse avkryssingsmulighetene i så liten grad som mulig.